株式会社イード

株式会社イード

News ニュース

各位

~オフィスの文書管理に関する意識調査~資料の電子ブック化に期待するポイントは「書類検索の効率化」

株式会社イード

2010年12月14日

各位

~オフィスの文書管理に関する意識調査~
資料の電子ブック化に期待するポイントは「書類検索の効率化」

スターティアラボ株式会社
株式会社イード

電子ブック作成ソフト「Digit@link ActiBook(デジタリンクアクティブック)」を提供するスターティアラボ株式会社(東京・新宿区)は、調査会社の株式会社イード(東京・中野区)と共同で、「オフィスの文書管理」に関する調査を実施しました。

【概要】
  • 業務上の資料の電子ブック化に期待することは、「書類検索の効率化」と「省スペース化」
  • スキャン後の保存場所は記録媒体やPCよりもサーバー保存が上回る
  • 電子ブックの利用意向は約60%。実際に利用したことがあるのは約20%

※注:本アンケートでは“電子ブック”を、「電子機器のディスプレイで読むことができる、紙から電子データ化された書類や書籍」のことを指します。

調査概要
調査期間:2010年11月12日 ~ 2010年11月15日
■調査対象:20~60代までの1595名
■調査方法:イードの運営するアンケートサイト「あんぱら」を使ったインターネット調査

■全体の約6割が電子ブックへの興味を示す

まず調査対象の全員に、「あなたは“電子ブック”を利用したことがありますか(プライベート/業務での利用は問わず。単一回答)」の質問を行なったところ、「電子ブック化された書籍や資料を利用したことがあり、今後も利用すると思う」(18.3%)、「電子ブック化された書籍や資料を利用したことはないが、今後は利用してみたいと思う」(40.3%)といった前向きな意見が全体の約6割を占めました。iPadの普及や、シャープ/ソニーなどがハード/コンテンツ包括の電子書籍サービスを開始するなどの追い風も手伝い、電子機器でデジタルデータを閲覧・読書することに抵抗が少なくなってきたと考えられます。
また年代別に見ると、「電子ブック化された書籍や資料を利用したことがあり、今後も利用すると思う」との回答に関して、「20—29歳」の割合(24.5%)が最も多く、次いで「30-39歳」(18.5%)、「40-49歳」(18.9%)、「50歳以上」(13.9%)となっており、電子ブックの利用経験・利用意向ともに、若い年代ほど高いことが伺えます。
 

【電子ブックの利用経験と利用意向】※単一回答

※以降は、利用経験者もしくは利用意向者(利用経験なし)のうち「社内で書類文書を管理または共有しているビジネスマン」562人に対してアンケートを実施しました。

■オフィスにおける書類文書管理は、スキャンデータ保存が主流

「書類文書は勤め先でどのように管理されていますか」と複数回答で聞いたところ、「紙のままファイリング」(66.4%)、「紙をスキャンして、サーバー上に保管」(39.9%)、「紙をスキャンして、パソコン内に保管」(33.1%)、「紙をスキャンして記録デバイスに保存」(21.0%)の順に。社内LANの構築が当たり前の時代ではあるものの、共有ドキュメントはいまだに高い確率で「紙」のまま保存されている事実が浮き彫りとなりました。一方で、スキャナーを利用したデータ化も図られており、保存先は共有サーバーを選択することが多いという結果が得られました。デジタル化された書類を共有する意識は決して低くはないと推測されます。
 

オフィスで書類文書を共有する際は「データ化」が必須

■全体の約6割が電子ブックへの興味を示す

まず調査対象の全員に、「あなたは“電子ブック”を利用したことがありますか(プライベート/業務での利用は問わず。単一回答)」の質問を行なったところ、「電子ブック化された書籍や資料を利用したことがあり、今後も利用すると思う」(18.3%)、「電子ブック化された書籍や資料を利用したことはないが、今後は利用してみたいと思う」(40.3%)といった前向きな意見が全体の約6割を占めました。iPadの普及や、シャープ/ソニーなどがハード/コンテンツ包括の電子書籍サービスを開始するなどの追い風も手伝い、電子機器でデジタルデータを閲覧・読書することに抵抗が少なくなってきたと考えられます。
また年代別に見ると、「電子ブック化された書籍や資料を利用したことがあり、今後も利用すると思う」との回答に関して、「20—29歳」の割合(24.5%)が最も多く、次いで「30-39歳」(18.5%)、「40-49歳」(18.9%)、「50歳以上」(13.9%)となっており、電子ブックの利用経験・利用意向ともに、若い年代ほど高いことが伺えます。
 

【電子ブックの利用経験と利用意向】※単一回答

■業務で電子ブックを作成したことがある人は16.4%

「あなたは勤め先で“電子ブック”を利用したことがありますか」との質問を単一回答で聞いたところ、16.4%の人が「電子ブックを利用したことがあり、自分でも書類や書籍を電子ブック化したことがある」と回答。また、ほぼ同数の16.9%が「電子ブックを利用したことがあるが、自分では書類や書籍を電子ブック化したことはない」と答えました。全体の約3割が何らかの形で電子ブックを体験し、業務に役立てている結果となりました。
 

【オフィスでの電子ブックの利用経験】※単一回答

■電子ブックを利用することで実現させたいメリットは「検索」と「省スペース化」が圧倒的

次に、書類文書の整理/共有における様々なメリットについて、「電子ブックを利用することによって実現できるようになる項目」について複数回答で聞きました。
電子ブックを業務で使いたい理由のトップは、「必要な書類をテキスト検索出来る」(90.0%)。以下、「書類を省スペース化できる」(88.8%)、「必要な書類のサムネイルを一覧してみることが出来る」(80.4%)と続きました。電子ブックをデータベース化して検索機能を高めることで、いざという時に書類が見当たらないといったロスを防ぐ有効な手段になると考えられているようです。書類文書そのものの形が反映された電子ブックならば、後で読み返した時にも元のイメージがつかみやすいといった利点もあります。
 

【書類の電子ブック化に期待する効果】※複数回答

■電子ブックを利用することで効率化が図れるものは「マニュアル」で約7割に

「電子ブック化することで業務の効率が上がると思う書類は?」との設問に対しては、「マニュアルや使用説明書」(68.9%)がダントツの首位に。以下に続く「仕様書」(48.8%)、「社内規定」(46.3%)を大きく上回る結果となります。 また、「作業の効率化とともに期待される効果」に関しては「省スペース化」(80.4%)、「検索効率アップ」(61.0%)と、先の質問で挙がったメリットと同様の回答が得られました。

【総評】
今回のアンケート結果は、現実的には、いまだに紙の書類をファイリングしている職場が多い一方で、「デジタルデータ保存による作業の効率化が急務」といった意見を反映するものとなりました。また年代別で見た場合、資料の電子ブック化の利用経験・利用意向共に、若い年代程高くなる傾向が見られました。
今後、データベースと連動し、検索機能を強化した電子ブックが普及することで、オフィスでの書類・文書管理は劇的に変化していく可能性があるのではないでしょうか。

■電子ブックの可能性を広げる「Digit@link ActiBook(デジタリンクアクティブック)」

電子ブック化ソフトは、“書籍や漫画を電子データ化するもの”――印刷業や出版業に携わっていなければ、業務で利用することはない、と思っている方も多いのではないでしょうか?
スターティアラボ株式会社の提供する電子ブック作成ソフト「Digit@link ActiBook(デジタリンクアクティブック)」には、書類文書の管理と共有を効率化する様々なアイディアが詰まっています。きっとあなたの業務のお役に立てるはずです。

■調査結果に関するお問い合わせ
株式会社イード
リサーチ事業部 渕上 TEL 03-3588-9300
メディア営業部 小林  
■Digit@link ActiBook(デジタリンクアクティブック)に関するお問い合わせ
スターティアラボ株式会社 マーケティング室 鵜野 TEL 03-5339-2105
スターティア株式会社 IR担当 TEL 03-5339-2162

※iPhone 、iPadはApple Inc.の商標です。
※iPhone 商標は、アイホン株式会社のライセンスに基づき使用されています。
※本ニュースリリースに記載されている会社名および商品・サービス名は、各社の商標または登録商標です。

アーカイブ